EMPRESA DIGITAL

Cada día son más las organizaciones que apuntan a ser una “Empresa Digital”, utilizando las tecnologías para lograr sus objetivos de negocio.

Conscientes del tema es que en Ofimundo ofrecemos diferentes servicios y soluciones alineados a esta tendencia.

Carpeta Inteligente de Proveedores

Consolida las ordenes, ofertas, certificados de calidad y notas del despacho en nuestra Carpeta Inteligente de Proveedores.
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Colaboración Empresarial

Imagina tener un solo lugar donde administrar a todos tus equipos de trabajo, realizar seguimiento del trabajo, comunicarse y compartir contenido”.
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Customer Success

Nuestro modelo Customer Success está diseñado para ayudarte a reducir drásticamente los ciclos de venta, al empoderar a tus equipos de trabajo con una mirada 360° de tus clientes
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Documentos y Contenido – DM & ECM

Mejora la comunicación empresarial con nuestro Sistema de Gestión Documental.
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Gestión de Personas – People Management

La Gestión de Personas en una organización es un elemento clave, que generalmente abarca los procesos de negocio centrales (core) con un impacto directo en la productividad.
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Project Management

Nuestra solución para gestionar proyectos es una Aplicación de Grado Empresarial, de acuerdo con las metodologías PMI y Prince 2.
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Carpeta Inteligente de Proveedores

Nuestra Carpeta Inteligente de Proveedores permite a las empresas consolidar órdenes, ofertas, certificados de calidad y notas de despacho, brindando acceso inmediato a toda la información. Esto incluye procesos y datos desde sistemas ERP y SCM (Supply Chain Management).

Desde el pedido hasta la recepción de la mercancía y el control de calidad, nuestra solución aporta eficiencia, así como total transparencia en los procesos de compra y relación con proveedores.

En este sentido, involucra activamente a estos últimos en los flujos de trabajo, compartiendo certificados, evaluaciones de calidad, pruebas fotográficas, entre muchos otros, en cualquier momento, lugar y dispositivo.

Caracteristicas del servicio

  • Acceso rápido a la información relacionada con proveedores y órdenes.
  • Automatización de procesos de Gestión de Proveedores (Supplier Management).
  • Colaboración segura con proveedores.
  • Cumplimiento de fechas límites de manera automática, por ejemplo, certificaciones.
  • Mantención transparente del proceso de orden y despacho.
  • Archivo de los documentos de compra, alineado con requerimientos de auditoría y control.

Los archivos digitales son la puerta de entrada para desplegar procesos digitales, e instaurar colaboración de forma transversal en las empresas.

Nuestra carpeta inteligente es la solución ideal para consolidar toda la información relacionada a clientes de varios departamentos: proveedores, productos, proyectos, empleados y mucho más. 

Con nuestra solución, la gestión de información digital de las empresas será:

  • Expedita y simple.
  • Estructurada: Visualización del contexto del negocio desde distintas perspectivas.
  • 100% segura.

Directo

Permite almacenar toda la información relacionada a proveedores, órdenes y entregas.

Automatizado

Contribuye a la eficiencia de los flujos en compras y gestión de proveedores.

Transparente

Permite documentar la relación con proveedores y calidad de manera transparente.

Colaboración Empresarial

No cabe duda que administrar equipos de trabajo, efectuar seguimiento, comunicarse, y compartir contenido; todo en un mismo lugar, es un desafío fundamental para las organizaciones.

Caracteristicas del servicio

  • Organigrama para mapear virtualmente la jerarquía de la empresa, permitiendo que la información fluya de forma óptima entre el personal, etiquetado empresarial, afiliados y grupos virtuales.
  • Listas To-Do para que los equipos colaboren productivamente.
  • Usuarios externos que participan en las operaciones del negocio.
  • Supervisión de la fuerza laboral con derechos de aplicación, para elegir el nivel de autorización y accesos para cada usuario.
  • Segmentación de personal con funciones de gestión de licencias, vacaciones y hojas de tiempo.
  • Procesos genéricos con captura y registro de la categoría de proceso; acceso basado en roles, cambio de derechos y responsabilidad.
  • Planificación de procesos con diagramas gantt, y creación de acciones para dividir el trabajo en subprocesos y tareas.
  • Gestión de tareas para asignación de cargas de trabajo, y órdenes múltiples tanto a nivel personal como grupal.
  • Programación y priorización de procesos para marcar el estado, rango de tiempo y actualización de estado del proceso, garantizando que las tareas se completen en el orden correcto.
  • Gestión de Eventos para organizar y monitorear la capacidad de eventos y planificación.
  • Cliente email con múltiples integraciones de email.
  • Emails y mensajes internos con funcionalidad completa: nuevo, reenviar, responder, eliminar, links, adjuntos, etc.
  • Plantillas, borradores y capacidades de programación de envíos de correos, a fin de reducir tiempo en este ítem.
  • Problemas, tareas, registros y notas conectadas por correo electrónico.
  • Chats y videoconferencias HQ desde peer-to-peer, hasta grupos utilizando tecnología WebRTC.
  • Notificaciones automáticas y recordatorios de tareas, emails y de cualquier cambio o comentario en la barra de notificaciones.
  • Temas y foros de discusión, o debates relacionados con asuntos específicos.
  • El sistema de gestión documental permite a los equipos de trabajo compartir carpetas y archivos con otros usuarios, obtener vista previa en línea, y bloquearlos o rastrearlos hasta una versión anterior,
  • Integración DMS con Dropbox, Google Drive y Box.
  • Foros de gestión del conocimiento, que permite al usuario compartir material informativo y notas personales con colegas.
  • CMS mejorado con registros, filtros, etiquetas; indexado para búsqueda general y opciones de importación.
  • Paneles que otorgan visibilidad sobre los procesos, correos y tareas que están pendientes, con una previsualización de su información.
  • Verifica la tendencia de los procesos para obtener información sobre las métricas mensuales.
  • Interfaz simple y orientada al usuario, con funcionalidades drag-and-drop para crear conexiones entre elementos y correos electrónicos.
  • Adiciones rápidas con conexión a la información de la pantalla de fondo.
  • Paneles personalizados que se ajustan a la analítica vital del negocio.

Unificado

Todos los canales de comunicación, desde mensajes internos hasta mesas de discusión, conferencias web y chat.

Más Inteligente

Información organizada, actualizada y accesible.

Compartido

Mejor gestión de tareas y colaboración de los equipos de trabajo, con el contenido compartido.

Customer Success

Nuestro modelo Customer Success está diseñado para reducir considerablemente los ciclos de venta, al empoderar a los equipos de trabajo con una mirada 360° de los clientes.

Caracteristicas del servicio

  • Cuentas, clientes, partners, proveedores y competidores son administrados por nuestra solución para Customer Success. Es una interfaz única y enriquecida con detalles sobre actividades pasadas, notas, documentos, hilos de correos y procesos BPM; todo en un mismo lugar.
  • Los contactos, que son parte de los “stakeholders” más importantes en los planes de ventas B2C o B2B son identificados, vinculados y presentados interactivamente con su oportunidad o cliente potencial.
  • Permite crear perfiles completos para leads, y monitorear las oportunidades. Asimismo, definir objetivos y fechas límite; asignación y priorización de tareas; envío de propuestas y análisis de la competencia.
  • Priorización de actividades y enfoque en potenciales clientes, aprovechando las funcionalidades de pipeline.
  • Detección de los pasos necesarios para transformar un lead en una oportunidad.
  • Ayuda a definir qué etapas del proceso de venta necesitan más atención, enfocando y canalizando la productividad del equipo hacia la optimización del ciclo de venta.
  • Nuestra analítica de sitios brinda una herramienta de monitoreo de sitios web de última generación, que está desarrollada internamente. Con ella se pueden configurar escenarios, detectar eventualidades, así como agregar acciones automatizadas a los sitios mediante scripts.
  • Con el panel de métricas de eventos se puede comprender el comportamiento de navegación en el sitio web de cada visitante durante un período de tiempo específico.
  • Para la canalización de resultados ofrecemos una herramienta visual, que permite comparar diferentes instancias a lo largo del tiempo.
  • La creación de tickets es simple, rápida y ofrece trazabilidad completa.
  • Permite crear oportunidades convirtiendo leads en cuentas, con todos los datos recolectados y transferidos de manera segura durante la conversión.
  • Análisis y No Parálisis, con flujos de datos disponibles durante el proceso de venta completo, incluyendo el enfoque, conversión y la adquisición de clientes.
  • El acceso móvil proporciona a los equipos todo lo que requieran, en cualquier momento y lugar.
  • Permite monitorear las tareas asociadas a las oportunidades o cuentas (clientes, proveedores y partners), en una vista de hoja de tiempo. También se pueden filtrar oportunidades y cuentas según estado, así como tareas de acuerdo al tipo y al estado; generando una visualización significativa de la carga de trabajo relacionada con cada una de las entidades de CRM.
  • Categorización de productos y servicios, manteniendo listas de precio. Ofrece procesos de venta completos, incluyendo cotización, propuesta y gestión de contratos, así como también pedidos y facturación.
  • Orientación a segmentos específicos mediante sofisticados filtros (ubicación geográfica, industria, sector, roles, etc.).
  • Categorización y planificación de campañas de marketing en el momento exacto de su ejecución.
  • Recopilación de estadísticas valiosas, como las aperturas que obtuvo una determinada campaña de email, para que las próximas campañas SFA sean más exitosas.
  • Eliminación de tareas repetitivas, con plantillas de campaña, para aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo.

Perspectiva

Los filtros avanzados permitirán mapear las audiencias y conectar con prospectos ideales.

Atracción de Leads

Permite segmentar e interactuar con prospectos ideales, mediante campañas digitales directamente en la plataforma, y con los procesos mapeados.

Automatización

Customer Success actúa en los procesos basados en reglas y en tareas automáticas, para entregar leads con interacción.

Documentos y Contenido – DM & ECM

Nuestro Sistema de Gestión Documental (DMS en inglés: Document Management System), permite mejorar la comunicación empresarial, iniciar creativos debates, y difundir el conocimiento de las organizaciones.

Asimismo, incrementa la productividad de los equipos de trabajo, cargando archivos y compartiendo contenido.

Caracteristicas del servicio

  • Permite crear, subir y almacenar documentos en nuestro DMS.
  • Categorizar archivos en carpetas, y asignarles acceso público o privado.
  • Elegir equipos de trabajo o usuarios para compartir carpetas y archivos.
  • Previsualizar archivos online en cualquier momento y dispositivo.
  • Bloquear archivos o rastréalos a versiones más antiguas.
  • Integrar nuestro DMS con Dropbox, Google Drive, Box, y muchos más.
  • Foros de Gestión del Conocimiento (Knowledge Management) para distribuir información con colegas y equipos de trabajo.
  • Wikis embebidas para compartir el conocimiento en toda la organización.
  • Múltiples opciones de diseño para las Wikis, como texto enriquecido, video y previsualización de cualquier tipo de documento.
  • Permite organizar y compartir Wikis con grupos o colegas específicos.
  • Brinda la posibilidad de ver y cambiar los derechos de acceso basados en roles de usuarios y equipos.
  • Aplicación de etiquetas, públicas o privadas, para todas las entidades dentro del sistema, facilitando búsquedas. La colaboración se incrementa compartiendo dichas etiquetas.
  • Envío de notificaciones inteligentes al personal relevante.
  • Permite adjuntar documentos a los procesos: los documentos se importan desde el PC o a través de servicios Cloud.  Entrega la opción de previsualizar, descargar, renombrar y observar la versiones de documentos subidos por otros.
  • Búsqueda avanzada en cada módulo con múltiples criterios.
  • Datos desplegados en tablas o gráficos. También se pueden imprimir y exportar las vistas preferidas.
  • Mecanismos de búsqueda general con la capacidad de buscar en archivos y contenidos, mediante full-text.

Gestión de Personas – People Management

La Gestión de Personas en una organización es un elemento clave, que generalmente abarca los procesos de negocio centrales (core), con un impacto directo en la productividad. 

Nuestra solución para la Gestión de Personas está integrada de forma única con nuestro sistema para la Gestión de Proyectos, dando como resultado un completo abanico de herramientas para la Planificación de Capacidad de Recursos – Resource Capacity Planning.

Caracteristicas del servicio

  • Listado de colaboradores con datos personales, grupos de trabajo, gerentes de línea, centros de costo y especialidades.
  • Asignaciones de empleo / trabajo con duración del servicio, horas de inicio / finalización del contrato, relación con las cuentas, y código de Región.
  • Menú de ausencias y derechos con historial completo, seguimiento, y sumas calculadas.
  • Búsqueda de personal específico según nombre, cargo y otros criterios de filtrado avanzado.
  • Selección del puesto de trabajo desde la lista de personal, así como según el rango de costos (mínimo / máximo).
  • Definición de las certificaciones e idiomas necesarios con la lista de habilidades blandas / duras, totalmente personalizable.
  • Permite realizar una solicitud de reserva de personal, asignándolo directamente a los paquetes de trabajo de Gestión de Proyectos.
  • El costo del personal permite al equipo de gerentes utilizar un sistema de facturación interna (por usuario / por hora).
  • Valores de costo basados en las horas reales que se trabajó en cada proyecto / asignación.
  • Nuestra plataforma permite convertir automáticamente los gastos, registrados en moneda local, a la moneda del proyecto (UF, $USD, etc.)

Proporcionamos paneles inteligentes y prácticos para controlar el trabajo, las ausencias y las ofertas de trabajo, además de una rica fuente de información bajo demanda a nivel de gestión de proyectos y personas. 

Se pueden configurar informes detallados con los días laborables del personal seleccionado, basándose en capacidad, total programado, horas cargables / no cargables, horas extras, efectividad, etc.

Asimismo, los usuarios obtendrán funcionalidades completas para el seguimiento del éxito y el tráfico de las ofertas de trabajo publicadas, junto con la representación gráfica y numérica de las solicitudes de empleo, más el costo de contratación por mes.

  • Orientación a segmentos específicos mediante sofisticados filtros (ubicación geográfica, industria, sector, roles, etc.).
  • Categorización y planificación de campañas de marketing en el momento exacto de su ejecución.
  • Recopilación de estadísticas valiosas, como las aperturas que obtuvo una determinada campaña de email, para que las próximas campañas SFA sean más exitosas.
  • Eliminación de tareas repetitivas, con plantillas de campaña, para aumentar la eficiencia de los equipos de trabajo.

Gestión de personal

Permite organizar y mantener los registros del personal; asignar colaboradores a departamentos/ubicaciones; definir horarios de trabajo y condiciones, y establecer feriados de acuerdo a grupos, regiones o países.

Gestión de trabajo y habilidades

Ayuda a establecer roles y habilidades requeridas, buscar personas de acuerdo a esos parámetros, asignar roles, y vincularlos con los derechos de usuario, responsabilidades, actividades y acciones.

Costo de Recursos del Personal

Permite definir días de trabajo y horas por Región, o individualmente. Minimiza el riesgo administrativo relacionado a las ausencias de personal.

Control de Acceso basado en Roles

Indica qué usuarios tendrán acceso a los distintos recursos corporativos, decidiendo el nivel de acceso (sin acceso, ver, restringido, control total, administrador). También personaliza el ecosistema a nivel de usuarios y equipos de trabajo.

Project Management

Nuestra solución para gestionar proyectos es una aplicación de grado empresarial, acorde a las metodologías PMI y Prince 2.

Caracteristicas del servicio

  • La información se comparte de forma fácil e instantánea, durante todo el ciclo de vida del proyecto.
  • Las funciones de colaboración integradas permiten a los equipos asociados, abordar y resolver nuevos problemas.
  • La capacidad de utilización de activos, apoya al director de proyectos en el seguimiento de las líneas base.
  • Los métodos y herramientas se pueden reutilizar como componentes, en cualquier proyecto nuevo para el equipo.
  • Project Manager (PM): Selecciona los grupos participantes y crea la carta Gantt en línea.

Es el responsable de configurar la carga de trabajo del equipo, estimar los costos esperados y asignar los cronogramas a su gerente asociado.

  • Team Leader (TL): Selecciona el personal apropiado, y le asigna tareas relevantes.
  • Team Members (TM): Acepta las tareas asignadas, construye sus propias subtareas y, una vez finalizadas, son categorizadas como “completas”. De esta forma, el presupuesto real y la carga de trabajo exacta se recalcula constantemente, con el fin de incluir nuevas actualizaciones.

Inicio

Nuestra solución de Project Management crea el plan de proyecto completo: stakeholders, responsabilidades, objetivos, criterios de éxito, restricciones, planificación, presupuesto, riesgos y mucho más.

Plan

Plan de desarrollo de proyecto en base a la duración de las actividades, así como a su secuencia. Asimismo, estipula los paquetes de trabajo y los conecta con los flujos de trabajo prediseñados.

Ejecución

Optimiza la gestión de recursos creando productos y servicios sobresalientes, como se describe en el Plan de Gestión del Proyecto (Project Management Plan). Asimismo, gestiona las expectativas de los stakeholders.

Monitoreo y Cierre

Verificación y control del alcance; identificación de cambios; aplicación de acciones correctivas, inspección y actualización; cálculo del ETC. Ejecución de verificaciones finales, obtención de aceptaciones formales del proyecto, documentación de las lecciones aprendidas, creación de archivos, así como liberación de todos los recursos del proyecto. ¿Quieres saber más sobre estos servicios y soluciones?, escríbenos a hola@ofimundo.cl